Permanence téléphonique médicale : ce qu’il y a à savoir

décembre 6, 2022
Permanence téléphonique médicale

Le cabinet médical est une structure qui devra être gérée de façon minutieuse. En fait, il s’agira de mettre en pratique une stratégie efficace afin de disposer d’une organisation avantageuse. Les responsables peuvent notamment opter pour l’externalisation de certains de ses services. Cela permettra de bénéficier d’une meilleure gestion de ces derniers. Faire le choix d’une permanence téléphonique médicale externalisée est une bonne initiative. Voici quelques points à savoir sur le sujet.

Le concept de permanence téléphonique médicale

Les appels téléphoniques représentent un moyen de communication répandue. En fait, le téléphone est un outil privilégié pour garder le contact avec ses collaborateurs en milieu professionnel. Les établissements de santé tels que les cabinets médicaux font usage de cet appareil pour communiquer avec leurs patients et aussi leurs fournisseurs. La gestion des appels entrants de ce type de structure peut être confiée à un prestataire de service.

Faire le choix de collaborer avec une permanence téléphonique externalisée c’est se donner les moyens de disposer d’une réception d’appels de qualité. Recourir aux services d’un prestataire spécialisé en permanence téléphonique c’est mettre entre les mains de ce professionnel l’accomplissement de différentes tâches à savoir :

  • L’accueil téléphonique
  • La gestion des messages et des agendas
  • La qualification d’appel
  • Le transfert d’appels vers le collaborateur concerné
  • Le traitement des appels selon les procédures d’escalade managériales

Le concept de permanence téléphonique médicale suppose la réalisation de ces diverses tâches pour le compte d’un praticien indépendant ou d’un établissement de santé.

Les bonnes raisons de recourir à cette solution

La collaboration avec un prestataire spécialisé dans la permanence téléphonique externalisée présente quelques avantages au cabinet médical.

Amélioration de l’accueil téléphonique

La communication par téléphone est un moyen de créer une relation directe avec les patients du cabinet médical. L’expérience devra être positive pour les clients de l’établissement afin de les fidéliser. Les agents de la permanence téléphonique sont formés pour offrir un accueil de qualité, en plus de garantir une meilleure disponibilité pour les appelants.

Maîtrise des coûts liés à la gestion des appels

La gestion des appels téléphoniques au sein d’un cabinet médical a un prix. Grâce à son externalisation, il sera plus aisé de contrôler ses coûts. Les responsables de l’établissement pourront facilement prévoir leur budget afin de ne faire aucun décaissement superflu. De plus, une réduction des charges peut également être observée puisqu’aucun investissement conséquent (matériel, humain) ne sera nécessaire.

Usage d’une technologie moderne

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication mettent à la disposition des professionnels des outils performants pour une meilleure efficacité dans leur travail. La permanence téléphonique médicale utilise ces outils afin de permettre à son client d’atteindre rapidement ses objectifs. Des interfaces spécifiques peuvent être mises en place sur la plate-forme pour filtrer et transférer de manière rapide et efficace les demandes entrantes des patients.

Comment trouver le prestataire idéal ?

Afin de bénéficier d’une prestation à la hauteur de leurs attentes, les responsables du cabinet médical devront trouver le professionnel idéal qui pourra répondre à ses besoins. Pour cela, le prestataire spécialisé en permanence téléphonique devra :

  • Posséder une équipe compétente et efficace
  • Présenter une bonne réputation au sein du marché de l’externalisation
  • Proposer diverses formules personnalisables

Par ailleurs, il est nécessaire de passer par quelques étapes indispensables pour trouver le collaborateur idéal. Parmi ces étapes, on peut citer :

  • La recherche du prestataire dans le milieu approprié (un annuaire de professionnels, une plate-forme comparative d’offres…)
  • Le tri parmi les différentes propositions reçues
  • La prise de contact avec le prestataire avant toute collaboration
  • La réalisation d’une période d’essai avec le prestataire spécialisé
  • Le suivi des opérations effectuées par le professionnel

Cette liste d’étapes à suivre est à adapter en fonction des besoins du cabinet médical. Les responsables de ce dernier ne devraient pas oublier de déterminer leurs objectifs en matière de gestion des appels entrants avant de procéder à la recherche de prestataire. Cela représente la principale chose à faire avant de se lancer dans l’accomplissement des étapes citées précédemment.

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Santé

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